İK'da sözleşme otomasyonunun yeni yolu
Rick Ros
Albert Heijn'ın franchiseı olan VOS süpermarketleri Dengeli Emek Piyasası Kanunu (WAB) yükümlülüklerini bir hafta içinde tamamen otomatikleştirerek yeni işgücü kanunlarına uyumlu bir hale geldi.
Birçok büyük şirkette sözleşmelerin hazırlanması zaten sözleşme hazırlama yazılımı üzerinden dijital olarak halledilmektedir; ancak bu sözleşmelerin otomasyonu genellikle hala elle yapılmaktadır. Albert Heijn'ın (en büyük Hollanda süpermarket zinciri) franchiseı olan ve aynı zamanda aralarında çeşitli Etos ve Gall & Gall mağazalarının da dahil olduğu VOS Supermarkten, geçen hafta WAB (Dengeli Emek Piyasası Kanunu) yükümlülüklerini tamamen otomatize etmiştir. Böylelikle, fillthedoc sözleşme otomasyon aracını kullanarak ayrıca yeni çalışma kanunları ile de uyumlu bir hale gelmiştir.
Büyük şirketler sürekli olarak kendi iç operasyonlarını optimize etmektedir. Ancak, hukuk departmanları genellikle sözleşme uzlaşmasını denetlemek zorunda olan kurumsal avukatların çizdiği klasik imaj ile desteklenerek bu alanda biraz geride kalmaktadır. Ancak uygulamada, Albert Heijn’da olduğu gibi, taraflarca kararlaştırılan iş sözleşmelerinin, bu örnekte – İK departmanı tarafından hızlı ve doğru bir şekilde hazırlandıktan sonra dijitalleştirilmesi ve otomatikleştirilmesi kolay gözükmektedir.
Fillthedoc, dijital bir şablonda kolayca işlenebilen, genellikle Word formatındaki, mevcut şablonları otomatikleştirerek bu işlemi desteklemektedir. Bu işlemden sonra, mevcut veriler sözleşmenin hazırlanması işlemini hızlandıran ve hataya daha az yatkın bir hale getiren bir kuruluşun mevcut sistemlerinin birbirine bağlanması ile kolayca değiştirilebilir.
Albert Heijn Vos Supermarkten’deki birçok çalışan ve dolayısıyla çalışan sayısı kadar iş sözleşmesi göz önüne alındığında, bu sözleşmelerin takibi zaman harcayan bir süreçtir. Bu sözleşmelerin izlenmesi, 1 Ocak 2020 tarihinde yürürlüğe giren Dengeli Emek Piyasası Yasası (WAB) ışığında önemli bir hal almıştır. Bu yasa, sürekli iş sözleşmesi önerisi ile birlikte bildirimlerin, işveren için belirli bir süre geçici çalışmadan sonra çalışanlara otomatik olarak gönderilmesi gerektiğini belirtmektedir.
"İK sürecinin manuel olarak takip edilmesi zaman alıcıdır ve uyumsuzluk veya tarihlerin kaçırılması gibi sebeplerden gelecekte ceza alma olasılığını artırır. Fillthedoc ile bu İK süreçlerini basit bir şekilde kolaylaştırmayı ve otomatikleştirmeyi başardık. Bu, bize her ay para cezası alma riskimizi azaltmamızı ve saatler süren idari çalışmadan tasarruf etmemizi sağlamaktadır."Anouk van Manen, Albert Heijn VOS İK Müdürü
Şablonların dijitalleştirilmesi ve toplu veri kümesine dayalı bildirimlerin ayarlanması ile, Albert Heijn VOS süpermarketlerinin İK departmanı, artık şirket avukatlarının yardımına ihtiyacı olmadan fillthedoc ile sözleşmeleri hazırlayıp, bu sözleşmeleri takip edebilecekler. Bu çalışma şekli daha verimlidir, hatalara daha az yatkındır ve firma içi avukatların artık karmaşık hukuki konulara odaklanabilmelerine olanak tanıyarak onları rahatlatır.
"VOS Supermarkten için bu yeni kurulum, tamamen fillthedoc’un gelecekte sözleşme yönetimini nasıl kolaylaştırmak istediği ile aynı doğrultudadır. Fillthedoc ile müşterilerimiz için yeni mevzuatı bu kadar hızlı uygulayabildiğimiz için gurur duyuyoruz; ki müşterilerimiz sadece yasanın yürürlüğe girdiği tarihte yasaya uyumlu olmakla kalmıyor, aynı zamanda yeni mevzuatı da öngörebiliyorlar."Rick Schmitz, fillthedoc CEO'su
‘fillthedoc’ — Bu, şu anda piyasadaki en güçlü belge işleme motoru olabilir mi? - daha fazla bilgi almak için linkteki hikayeye bir göz atın.